Un po’ di strumenti per fare smart working, davvero

È vero, noi ci occupiamo di comunicazione e visibilità online, ma siamo appassionati anche di organizzazione intelligente del lavoro o smart working, da non confondere con il “lavoro da casa” che ha spopolato nei tempi di pandemia.
A volte con i clienti incappiamo in discorsi che entrano nel merito dell’organizzazione delle attività interne all’azienda, ed è con piacere che diamo consigli su come migliorare la gestione in modo semplice, senza dover per forza acquistare software costosi.

Se ce lo concedete, spendiamo due parole in questo articolo per suggerirvi una serie di strumenti smart che utilizziamo per BFENTERPRISE.

Asana - organizzare il lavoro di un team di lavoro

Dato che uno dei nostri è diventato Ambassador di Asana, ne parliamo con piacere (tranquilli, non siamo promoter, ma semplicemente utilizzatori entusiasti!).
Asana è uno strumento utile e intuitivo di project management. Serve per organizzare i vari task di un progetto, con assegnazione di scadenze e priorità chiare.

Fonte: Asana.com

Asana: funzioni smart per lavorare smart

La sezione “Conversations”, come suggerisce il nome, serve per confrontarvi con chi fa parte del vostro team di lavoro con un’estemporaneità che si avvicina molto a quella della messaggistica istantanea. Sapete cosa significa questo? Niente più trenini infiniti di botta e risposta via email!

Il Calendario è un fantastico modo per vedere a colpo d’occhio quali sono gli impegni della settimana o addirittura del mese, e le scadenze ravvicinate. Il Progress, invece, serve per seguire l’avanzamento di un progetto.

I template di progetto: se state lavorando o lavorerete a progetti con struttura simile, potete creare un modello da utilizzare tutte le volte che volete. Comodo, no?

Fatture in Cloud - avere ordine e chiarezza nei pagamenti

Vi è mai capitato di non trovare qualche fattura o di dimenticarvi di un pagamento che avreste dovuto ricevere? Son cose che succedono, ma più cresciamo professionalmente, più abbiamo bisogno di avere una gestione amministrativa impeccabile. Anche perché se ci dimentichiamo di pagare qualcuno facciamo una figuraccia, e se invece ci dimentichiamo che qualcuno ci deve pagare…siamo noi a rimetterci!

Per gestire in modo smart le pratiche amministrative (soprattutto se ancora non avete una persona addetta all’Amministrazione aziendale) vi consigliamo Fatture In Cloud. No, non siamo ambassador di FiC, ve lo suggeriamo semplicemente perché l’abbiamo testato e lo riteniamo eccezionale.

“Con Fatture in Cloud crei fatture online, pro-forma, preventivi e documenti di trasporto in pochi istanti importando al volo l’anagrafica del cliente, abbattendo la possibilità di errori.

Grazie all’integrazione dei servizi TeamSystem invii fatture elettroniche verso la PA, a privati (B2B) e verso i consumatori (B2C) in modo semplice e veloce. Tutto incluso e totalmente automatizzato.

Una volta compilato il preventivo o la fattura invii tutto automaticamente da Fatture in Cloud via e-mail e non appena il cliente aprirà l’e-mail ti verrà notificata la visione del documento.” Fattureincloud.it

Google Calendar - tenere il controllo degli appuntamenti

Una volta c’erano le agende cartacee, adesso c’è Google Calendar che ci manda delle notifiche sul telefono per ricordarci di questo o quell’impegno. Noi lo usiamo tantissimo. Altrimenti come faremmo a ricordarci di tutte le telefonate e degli appuntamenti della settimana? Le Moleskine saranno pure belle e romantiche, ma che mondo sarebbe senza Google Calendar? Di sicuro un mondo molto più svampito e con mamme arrabbiate.

Google Drive - questo sì che è lavorare smart

Google Drive è una risorsa eccezionale per svariati motivi:

1. Permette di scambiare file e materiali in tempo reale, evitando quei famosi trenini di email di cui vi parlavamo poco sopra
2. Più persone possono lavorare contemporaneamente su uno stesso file, dovunque siano
3. A questi file si ha accesso via internet, perciò non siamo limitati dal dover per forza lavorare da un computer locale
4. Su Drive trovate l’equivalente di Word, Excel, PowerPoint – con qualche funzionalità in più

Fonte: Workspace.google.com

Speriamo di esservi stati utili

Noi nel lavoro smart ci crediamo per davvero, ma in un modo molto più fine rispetto al semplice remote working*, che passa sicuramente attraverso una gestione ottimale del tempo e delle comunicazioni con il team di lavoro anche grazie a strumenti come quelli che vi abbiamo suggerito in questo articolo. Usateli, innamoratevi delle funzionalità, ma soprattutto…migliorate voi in prima persona il modo in cui affrontate ogni giornata di lavoro.

Buon lavoro intelligente!

* Per remote working o lavoro da remoto intendiamo il classico lavorare da casa.